Documento interno de políticas y procedimientos

Políticas de tratamiento

1. Base legal y ámbito de aplicación

2. Definiciones

3. Autorización de la política de tratamiento

4. Responsable del tratamiento

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

6. Derechos de los Titulares

7. Atención a los Titulares de datos

8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

    8.1. Derecho de acceso o consulta

    8.2. Derechos de quejas y reclamos

9. Medidas de seguridad

10. Transferencia de datos a terceros países

11. Vigencia

 

1. Base legal y ámbito de aplicación

La política de tratamiento de la información se desarrolla en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política; de los artículos 17 literal k) y 18 literal f) de la Ley Estatutaria 1581 de 2.012, por la cual se dictan disposiciones generales para la Protección de Datos Personales (LEPD); y del artículo 13 del Decreto 
1377 de 2.013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley anterior. Esta política será aplicable a todos los datos personales registrados en bases de datos que sean objeto de tratamiento por el responsable del tratamiento.

2. Definiciones 

Establecidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3 del Decreto 1377 de 2013.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Datos sensibles: Se entiende por datos sensible aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
  • Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
  • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3. Autorización de la política de tratamiento

De acuerdo al artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular. Mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS en los términos y condiciones recogidos en la misma.

No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • Datos de naturaleza pública.
  • Casos de urgencia médica o sanitaria.
  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  • Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

4. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de las bases de datos objeto de esta política es  ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS, cuyos datos de contacto son los siguientes:

  • Dirección: CARRERA 49 #53-19 OF 404 MEDELLÍN, ANTIOQUIA
  • Correo electrónico: protecciondatos@confecoopantioquia.coop
  • Teléfono: 4448383

5. Tratamiento y finalidades de las bases de datos

ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

En el “Anexo 1. Información de Bases de datos” se presenta las distintas bases de datos que manejan la 
empresa, la información y características de cada una de ellas.

6. Derechos de los Titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la LEPD y a los artículos 21 y 22 del Decreto 1377 de 2.013, los Titulares de los datos pueden ejercer una serie de derechos en relación al tratamiento de sus datos personales. Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

4. Por estipulación a favor de otro y para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.
Los derechos del Titular son los siguientes:

  • Derecho de acceso o consulta: Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
  • Derechos de quejas y reclamos: La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:

- Reclamo de corrección: Es el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Reclamo de supresión: Es el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Reclamo de revocación: Es el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales.
- Reclamo de infracción: Es el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.

  • Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento: Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
  • Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones: El Titular o causahabiente solo podrá elevar esta queja una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

7. Atención a los Titulares de datos

El o la PROFESIONAL DE EDUCACIÓN FORMAL de ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS será el Oficial de protección de datos para la atención de peticiones, consultas y reclamos ante el cual el Titular de los datos puede ejercer sus derechos, de acuerdo con el “Anexo 3. Roles y Responsabilidades".

  • Télefono: 4448383
  • Correo Electrónico: protecciondatos@confecoopantioquia.coop

8. Procedimientos para ejercer los derechos del Titular

8.1. Derecho de acceso o consulta
Según el artículo 21 del Decreto 1377 de 2.013, el Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales en dos casos:

1. Al menos una vez cada mes calendario. 2. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que 
motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS solamente podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, el responsable deberá demostrar a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.

El Titular de los datos puede ejercitar el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS enviado, mediante correo electrónico a: protecciondatos@confecoopantioquia.coop, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a CARRERA 49 #53-19 OF 404 MEDELLÍN, ANTIOQUIA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:

  • Visualización en pantalla.
  • Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no.
  • Fax.
  • Correo electrónico u otro medio electrónico.
  • Otro sistema adecuado a la configuración de la base de datos o a la naturaleza del tratamiento, ofrecido por ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS.

Una vez recibida la solicitud, ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS resolverá la petición de consulta  en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la LEPD.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

8.2. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS enviado, mediante correo electrónico a protecciondatos@confecoopantioquia.coop, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, 
o a través de correo postal remitido a CARRERA 49 #53-19 OF 404 MEDELLÍN, ANTIOQUIA. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

  • Nombre y apellidos del Titular.
  • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
  • Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
  • Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
  • Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS resolverá la petición de consulta  en un plazo máximo de  quince (15) días hábiles contados a partir  de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

9. Medidas de seguridad

ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS, con el fin de cumplir con el principio de seguridad consagrado en el artículo 4 literal g) de la LEPD, ha implementado medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Por otra parte, ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS, mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales. A continuación se exponen las medidas de seguridad implantadas por ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS que están recogidas y desarrolladas en su Manual Interno de Seguridad (Tablas I, II, III y IV).

TABLA I: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) y bases de datos (automatizadas, no automatizadas)

 

Gestión de 
documentos y 
soportes
Control de 
acceso
Incidencias Personal Manual Interno de Seguridad
1. Medidas que 
eviten el acceso 
indebido o la 
recuperación de 
los datos que 
han sido 
descartados, 
borrados o 
destruido.
2. Acceso 
restringido al 
lugar donde se 
almacenan los 
datos.
1. Acceso de 
usuarios 
limitado a los 
datos 
necesarios 
para el 
desarrollo de 
sus funciones.
2. Lista 
actualizada de 
usuarios y 
accesos 
autorizados.
1. Registro de 
incidencias: tipo de 
incidencia, momento 
en que se ha 
producido, emisor 
de la notificación, 
receptor de la 
notificación, efectos 
y medidas 
correctoras.
2. Procedimiento de 
notificación y gestión 
de incidencias.
1. Definición de 
las funciones y 
obligaciones de 
los usuarios con 
acceso a los datos.
2. Definición de 
las funciones de 
control y 
autorizaciones 
delegadas por el 
responsable del 
tratamiento.
1. Elaboración e 
implementación del Manual de 
obligado cumplimiento para el 
personal.
2. Contenido mínimo: ámbito 
de aplicación, medidas y 
procedimientos de seguridad, 
funciones y obligaciones del 
personal, descripción de las 
bases de datos, procedimiento 
ante incidencias, procedimiento 
de copias y recuperación de 
datos, medidas de seguridad 
para el transporte, destrucción 
y reutilización de documentos, 
identificación de los 
encargados del tratamiento.
3. Autorización 
del responsable 
para la salida de 
documentos o 
soportes por 
medio físico o 
electrónico.
4. Sistema de 
etiquetado o 
identificación del 
tipo de 
información.
5. Inventario de 
soportes.
3. Mecanismos 
para evitar el 
acceso a datos 
con derechos 
distintos de los 
autorizados.
4. Concesión, 
alteración o 
anulación de 
permisos por el 
personal 
autorizado
  3. Divulgación 
entre el personal 
de las normas y 
de las 
consecuencias del 
incumplimiento de 
las mismas
 

TABLA II: Medidas de seguridad comunes para todo tipo de datos (públicos, semiprivados, privados, sensibles) según el tipo de bases de datos

 

  • Bases de datos no automatizadas
Archivo Almacenamiento de 
documentos
Custodia de documentos
1. Archivo de documentación siguiendo 
procedimientos que garanticen una 
correcta conservación, localización y 
consulta y permitan el ejercicio de los 
derechos de los Titulares.
1. Dispositivos de 
almacenamiento con 
mecanismos que impidan el 
acceso a personas no 
autorizadas.
1. Deber de diligencia y 
custodia de la persona a 
cargo de documentos durante 
la revisión o tramitación de 
los mismos.
  • Bases de datos automatizadas
Identificación y autenticación Telecomunicaciones
1. Identificación personalizada de usuarios para acceder a los 
sistemas de información y verificación de su autorización.
2. Mecanismos de identificación y autenticación; Contraseñas: 
asignación, caducidad y almacenamiento cifrado.
1. Acceso a datos mediante redes 
seguras.

TABLA III: Medidas de seguridad para datos privados según el tipo de bases de datos

  • Bases de datos automatizadas y no automatizadas
Auditoría Responsable de seguridad Manual Interno de 
Seguridad
1. Auditoría ordinaria (interna o 
externa) cada dos meses.
2. Auditoría extraordinaria por 
modificaciones sustanciales en los 
sistemas de información.
3. Informe de detección de 
deficiencias y propuesta de 
correcciones.
4.  Análisis y conclusiones del 
responsable de seguridad y del 
responsable del tratamiento.
5. Conservación del Informe a 
disposición de la autoridad.
1.  Designación de uno o varios 
responsables de seguridad.
2. Designación de uno o varios encargados 
del control y la coordinación de las medidas 
del Manual Interno de Seguridad.
3. Prohibición de delegación de la 
responsabilidad del responsable del 
tratamiento en el responsable de seguridad.
1. Controles 
periódicos de 
cumplimiento
  • Bases de datos automatizadas
Gestión de documentos y 
soportes
Control de acceso Identificación y 
autenticación
Incidencias
1. Registro de entrada y 
salida de documentos y 
soportes: fecha, emisor y 
receptor, número, tipo de 
información, forma de envío, 
responsable de la recepción 
o entrega.
1. Control de 
acceso al lugar o 
lugares donde se 
ubican los sistemas 
de información.
1. Mecanismo que 
limite el número de 
intentos reiterados 
de acceso no 
autorizados.
1. Registro de los 
procedimientos de 
recuperación de los datos, 
persona que los ejecuta, 
datos restaurados y datos 
grabados manualmente.
2. Autorización del 
responsable del tratamiento 
para la ejecución de los 
procedimientos de 
recuperación.

TABLA IV: Medidas de seguridad para datos sensibles según el tipo de bases de datos

  • Bases de datos no automatizadas
Control de acceso Almacenamiento de 
documentos
Copia o reproducción Traslado de 
documentación
1. Acceso solo para 
personal autorizado.
2. Mecanismo de 
identificación de 
acceso.
3. Registro de 
accesos de usuarios 
no autorizados.
1. Archivadores, armarios u 
otros ubicados en áreas de 
acceso protegidas con llaves u 
otras medidas.
1. Solo por usuarios 
autorizados.
2. Destrucción que 
impida el acceso o 
recuperación de los 
datos.
1. Medidas que impidan 
el acceso o 
manipulación de 
documentos.
  • Bases de datos automatizadas
Gestión de documentos y 
soportes
Control de acceso Telecomunicaciones
1. Sistema de etiquetado 
confidencial.
2. Cifrado de datos.
3. Cifrado de dispositivos 
portátiles cuando se 
encuentren fuera.
1. Registro de accesos: usuario, hora, 
base de datos a la que accede, tipo de 
acceso, registro al que accede.
2. Control del registro de accesos por el 
responsable de seguridad. Informe 
mensual.
3. Conservación de los datos: 2 años.
1. Transmisión de datos mediante 
redes electrónicas cifradas

10. Transferencia de datos a terceros países

De acuerdo con el Título VIII de la LEPD, se prohíbe la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la presente ley exige a sus destinatarios. Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

  • Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  • Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  • Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  • Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  • Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  • Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

En los casos no contemplados como excepción, corresponderá a la Superintendencia de Industria y Comercio proferir la declaración de conformidad relativa a la transferencia internacional de datos personales. El Superintendente está facultado para requerir información y adelantar las diligencias tendentes a establecer el 
cumplimiento de los presupuestos que requiere la viabilidad de la operación.Las transmisiones internacionales de datos personales que se efectúen entre un responsable y un encargado para permitir que el encargado realice el tratamiento por cuenta del responsable, no requerirán ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que exista un contrato de transmisión de datos personales."

11. Vigencia

Las bases de datos responsabilidad de ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos. Una vez cumplida la finalidad o finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de normas legales que 
dispongan lo contrario. ASOCIACIÓN ANTIOQUEÑA DE COOPERATIVAS procederá a la supresión de los datos personales en su posesión salvo que exista una obligación legal o contractual que requiera su conservación. Por todo ello, dicha base de datos ha sido creada sin un periodo de vigencia definido.
“La presente política de tratamiento permanece vigente desde 2016-10-15.”

     

 




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