El Comité Contable y Tributario de CONFECOOP ANTIOQUIA, en virtud de su convicción de ser un espacio para la orientación de buenas prácticas y el análisis de las situaciones que se presentan durante el ejercicio contable de las organizaciones de la economía solidaria, de manera particular las cooperativas, considera oportuno emitir el presente comunicado, respecto al envío en la plataforma DIAN de la nóminas y prestaciones sociales, como soporte para la deducción en renta del gasto contable. 

ORIENTACIÓN: teniendo en cuenta el oficio No. 912416 de octubre de 2021, el cual ha generado diferentes posiciones respecto a la transmisión de la nómina y prestaciones sociales, observamos varios párrafos del mismo, para que luego tomemos una decisión en conjunto, como también algunos Arts. Y numerales de la Resolución 13 de 2021.  

Transcripción No 1: “Nótese que el soporte de pago de nómina electrónica no es asimilable al desprendible de nómina, menos aún, constituye soporte de ingresos para el trabajador, toda vez que su finalidad es soportar el costo, deducción o descontable para el empleador (contribuyente del impuesto sobre la renta y complementarios). En consecuencia, los valores efectivamente pagados al trabajador podrán no coincidir con el costo, deducción o descontable acreditado con dicho documento soporte”. 

Transcripción No 2: “En consecuencia, la generación del documento soporte de pago de nómina electrónica frente al concepto de cesantías deberá efectuarse teniendo en cuenta el concepto de abono en cuenta derivado del principio de devengo, esto es, la realización del respectivo gasto deducible que pretenda imputarse el sujeto obligado. Lo anterior, siempre y cuando el pago al trabajador no ocurra primero. Así las cosas, el reporte de las cesantías deberá efectuarse atendiendo al concepto de devengo, en todo caso, será el sujeto obligado el que deberá determinar el período en el que se realiza dicho gasto para proceder con la generación y transmisión para validación del documento soporte de pago de nómina electrónica. 

Transcripción No 3: Para finalizar, respecto a la forma de reportar los conceptos de cesantías, el Anexo técnico del documento soporte de pago de nómina electrónica versión 1.0 dispone los campos NIE 119 a 122, dentro de los cuales el sujeto obligado deberá determinar la información a incluir en cada uno de ellos, de acuerdo con su descripción.” 

Resolución 0013 de 2021 Art. 1 Núm. 10: Documento soporte de pago de nómina electrónica: Es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el Impuesto sobre las ventas -IVA, cuando aplique, derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos, el cual se deberá generar y transmitir, para la validación de la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado.  

Resolución 0013 de 2021 Art. 1 Núm. 18: Valor devengado de nómina: Son los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago que hacen parte integral del documento soporte de pago de nómina electrónica y de las notas de ajuste del mencionado documento, conforme a lo indicado en el «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA».  

Resolución 0013 de 2021 Art. 3: Periodicidad del documento de nómina electrónica: El documento soporte de pago de nómina electrónica al que se refiere el artículo 2 de la presente resolución, deberá generarse para efectos tributarios de forma mensual, independientemente de que el sujeto obligado, realice pagos en periodos diferentes o inferiores al anteriormente indicado, es decir acumular la información relacionada con los conceptos de valores devengados de nómina, valores deducidos de nómina y el valor total diferencia, respecto de los pagos o abonos en cuenta, derivados de la relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones, correspondiente a las liquidaciones de nómina realizadas en el mes inmediatamente anterior por parte de los respectivos sujetos obligados al reporte, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados.  

Conclusión: 

Podemos decir que lo reportado en la nómina electrónica obedece a aquellos conceptos de gasto acumulados en el periodo contable, para lo cual precisamos que, de acuerdo a las normas PCGA, hablábamos para un rubro deducible, lo que ocurriera primero entre la causación o el pago. Hoy, con la entrada en vigencia de la norma internacional, este término pasa a comprenderse como acumulación o devengo, por lo tanto, todo el gasto acumulado que se pretenda deducir de la renta, debe ser reportado en la nómina electrónica. Aquellos pagos que entran a reportarse en la nómina electrónica serán: Salarios, seguridad social y prestaciones sociales. 

Cuando la norma nos habla de los 10 primeros días para el reporte de la información, debe entenderse como días hábiles, de acuerdo a lo establecido en el art. 62 de la Ley 4 de 1913 (Código de Régimen Político y Municipal).